Dateien verwalten

Dateien importieren

Texte aus Plain-Text-Dokumenten, docx, epub, md, odt, pdf und rtf (ab Version 3.8) können importiert werden. Bilder werden in den Formaten jpg, jpeg und png unterstützt. Audio- und Videoformate: mp3, m4a, mp4, wav, mov, ogg. PDFs können entweder als Text oder als Bilder codiert werden. Alternativ ist eine lokale Verknüpfung zu Dateien im Dateisystem des Computers möglich. Dies ist eine gute Option bei einer für das Projekt wichtigen, spezifischen Ordnerstruktur.

Textdateien mit Emoticons können importiert und angezeigt werden. Emoticons können jedoch nachfolgende Coding-Markierungen um einen Zeichenplatz pro Emoticon verschieben. Dies tritt hauptsächlich bei der Nutzung der Schaltfläche „Exakten Text auto-codieren“ auf.

Import- und Verknüpfungsschaltflächen:

Verknüpfte Dateien können in den Projektordner importiert werden; umgekehrt können im Projektordner gespeicherte Dateien exportiert und als Verknüpfung angelegt werden.

Schaltflächen für Import verknüpfter Dateien und Export zu Verknüpfungen:

PDFs – Plain-Text-Extraktion

Der PDF-Import kann problematisch sein und aufgrund von Formatierungsverlusten eine Bearbeitung erfordern. Große PDF-Dateien benötigen eine längere Importzeit. QualCoder extrahiert Text aus PDF-Dateien mittels pdfminer.six. Alternativ können andere Programme zur Plain-Text-Extraktion genutzt werden, wie zum Beispiel PDF2Go, PDFMate oder [Pandoc], woraufhin der Plain Text kopiert wird. Für die Nutzung der Funktion „PDF codieren“ in QualCoder, bei der das Coding erfolgt, während der Original-PDF-Text an der entsprechenden Stelle angezeigt wird, ist jedoch die Plain-Text-Extraktion von QualCoder zu verwenden; der extrahierte Text darf in diesem Fall nicht bearbeitet werden.

Pseudonymisierung (De-Identifizierung von Daten)

Ab Version 3.8 ist die Pseudonymisierung verfügbar, um Wörter oder Phrasen zu ersetzen. In vielen Sprachen (möglicherweise außer Chinesisch, Japanisch, Koreanisch) ist dies einfach umsetzbar, sofern das Zeichen vor und nach der Phrase nicht alphabetisch oder numerisch ist. Die Pseudonymisierung ist case-sensitive (unterscheidet Groß- und Kleinschreibung). Originalwörter müssen mindestens 2 Zeichen lang sein, Pseudonyme mindestens 3 Zeichen. Alternativ bleibt das Feld für das Pseudonym leer, um einen zufällig generierten Begriff zu erhalten.

Über „Dateien verwalten“ ist die Schaltfläche „Beim Import anonymisieren“ erreichbar. Hier kann eine Liste von Originalbegriffen und deren Pseudonymen hinterlegt werden. Dies ist vor dem Import von Textdokumenten zu tun, da die Funktion nicht rückwirkend auf bereits importierte Dokumente angewendet wird.

Die Schaltfläche öffnet ein Fenster, in dem Wörter oder Phrasen zur Anonymisierung hinzugefügt oder entfernt werden können. Bei jeder neuen Phrase ist zu prüfen, ob der Ersatzbegriff bereits in der Anonymisierungsliste verwendet wurde.

Die erstellte Liste wird im Projektordner (Ordner qda) im json-Format gespeichert. Nach Abschluss aller Importe kann die Datei an einen anderen sicheren Ort verschoben werden, um sie bei Bedarf als Referenz zu nutzen. Die json-Datei kann mit einem Texteditor wie Notepad geöffnet werden.

Importierte Textdateien und qualitative Spalten in importierten Umfragen werden pseudonymisiert.

PDF-Dateien werden aus zwei Gründen nicht pseudonymisiert: Erstens können PDF-Seiten in „Bilder codieren“ im Originalzustand betrachtet werden. Zweitens wird der exakte Text für die Zuordnung von Plain Text zu PDF-Text im Bereich „PDF codieren“ benötigt.

Automatische Sprecher-Codierung

„Sprecher markieren“ erstellt Codes für jede sprechende Person in einem Interview oder einer Gruppendiskussion und weist Äußerungen automatisch zu. Diese Funktion ist über das Kontextmenü der Datei oder die folgende Symbolleisten-Schaltfläche erreichbar:

Weitere Details finden sich in diesem Abschnitt.

Tabelle „Dateien verwalten“

Jeder Datei ist ein Icon vorangestellt, das den Dateityp beschreibt. Weitere Spalten zeigen den Dateinamen, das Erstellungs-/Upload-Datum, die Zuordnung zu Cases und andere Attribute. Der obige Screenshot zeigt ein benutzerdefiniertes Attribut namens „origin“ sowie Referenzspalten (Verknüpfung einer Datei zu einer Referenz).

Allgemeine Funktionen

Dateinamen-Einträge können in der Datenbank geändert werden. Die ursprünglichen Dateinamen der tatsächlichen Dateien bleiben dabei unverändert.

Ein Rechtsklick-Kontextmenü ermöglicht das Anzeigen, Exportieren oder Löschen einer aktuellen Datei. Die Papierkorb-Schaltfläche dient der Auswahl mehrerer Dateien zum Löschen. Das Fragezeichen ? öffnet diese Hilfeseite.

Dateien können entweder über das Rechtsklick-Menü oder durch Klicken auf das Lupen-Icon angezeigt werden. Bei Audio- oder Videodateien können hier die Transkripte eingegeben werden.

Diese Schaltfläche ermöglicht das Massen-Umbenennen von Dateizeilen. Es wird ein Präfix angegeben, an das ein nummeriertes Suffix angehängt wird. Dies gilt für alle sichtbaren Zeilen in der Tabelle. Sichtbare Zeilen können durch Rechtsklick und die Option „Diesen Wert anzeigen“ (z. B. bei einem Attribut) vorselektiert werden.

Große Textdateien

Bei sehr großen Textdateien kann QualCoder langsam werden. In „Text codieren“ kann QualCoder die Dateien in Abschnitte (Chunks) von 50.000 Zeichen aufteilen, um die Verzögerungen zu reduzieren. Die beste Option bei großen Textdateien ist jedoch, diese vorab in separate Abschnitte zu unterteilen und diese kleineren Abschnitte als einzelne Dateien zu laden. Dabei ist eine logische Benennung zu wählen, z. B. buch_kap01.txt, buch_kap02.txt.

Attribute

Attribute sind Variablen zur Beschreibung der Dateien. Diese werden über die (x)-Schaltfläche oder über das Menü „Attribute verwalten“ hinzugefügt. Sie können als Text (character) oder numerisch angelegt werden.

Das obige Bild zeigt ein hinzugefügtes Text-Attribut namens origin sowie eine von mehreren Referenz-Attributspalten Ref-author.

Attribute können über eine Schaltfläche in eine Excel-Datei exportiert werden:

Filtern von Spalten und Zeilen

Zeilen filtern

Das Rechtsklick-Kontextmenü ermöglicht es, Dateien nach Name, Datum und Dateityp neu zu sortieren (Rechtsklick in der Namens- oder Datumsspalte). Es können nur ausgewählte Attributtypen angezeigt werden: Option „Diesen Wert anzeigen“ wählen. Zudem ist die Option „Werte wie anzeigen“ verfügbar. Diese kann mehrfach angewendet werden, um die Liste der angezeigten Zeilen weiter zu verkürzen.

Spaltensichtbarkeit

Bei einer großen Anzahl an Spalten kann die Übersicht verloren gehen. Spalten können ausgeblendet werden, indem im Tabellenkopf per Rechtsklick die Option zum Ausblenden dieser Spalte oder zum Ausblenden von Spalten mit einem bestimmten Textanfang gewählt wird. Ebenso können Spalten eingeblendet werden, deren Name mit einem bestimmten Text beginnt.

Filter speichern und laden

Drei Schaltflächen ermöglichen das Speichern, Laden und Löschen von Filtereinstellungen, um die Tabelle „Dateien verwalten“ schnell in der gewünschten Ansicht darzustellen.

Attribut-URLs öffnen

Ein Rechtsklick auf eine URL in einem Attribut öffnet diese im Standard-Webbrowser. Dies funktioniert nur, wenn das Attribut eine URL ist und die URL-Validierung besteht.

Referenz in die Zwischenablage kopieren

Nutzen Sie die Option im Rechtsklick-Menü für Referenzspalten (Ref_Authors, Ref_Title, Ref_Journal, Ref_Type, Ref_Year). Dies ermöglicht das Kopieren der Referenz in die Zwischenablage im Vancouver- oder APA-Stil.

Datei einem Case zuweisen

Eine Datei kann über das Rechtsklick-Menü in der Case-Spalte einem Case zugewiesen werden.

Künstliche Intelligenz

Wenn die KI-Integration in QualCoder aktiviert ist, werden neu importierte Textdateien vom lokalen KI-Modell gelesen und in dessen lokalem Speicher abgelegt. Dies geschieht im Hintergrund (Statusleiste zeigt „AI: reading“). QualCoder kann weiter genutzt werden, aber die KI-gestützten Funktionen sind erst verfügbar, wenn die Aktualisierung des Speichers abgeschlossen ist. Dies geschieht auch bei der Bearbeitung einer bereits importierten Textdatei.

Falls der Eindruck entsteht, dass der KI-Speicher nicht synchron ist und Aktualisierungen an den Daten übersehen wurden (was unter normalen Umständen nicht passieren sollte), kann der Speicher über „KI > Internen Speicher neu aufbauen“ komplett neu erstellt werden. Dabei werden alle Dokumente erneut gelesen, was einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

Textdateien erstellen und bearbeiten

Über das Stift-Icon können Texte direkt in der Datenbank erstellt und eingegeben werden.

Schaltfläche zum Erstellen von Texteinträgen:

Textdateien können bearbeitet werden, sofern noch kein Coding, keine Annotationen und keine Case-Zuweisungen an der Datei vorgenommen wurden.

!!! tip "Best Practice" Vor der Bearbeitung des Textes einer bereits codierten Datei ist eine Kopie des Projekts zu speichern.

Abschnitte in Textdateien oder transkribierten Audio-/Videodateien werden farbig unterstrichen: grün (Case zugewiesen), gelb (Annotation) oder rot (codiert). Text kann auch nach dem Codieren, Annotieren oder Zuweisen (vollständig oder teilweise) an einen Case bearbeitet werden.

Nicht unterstrichener Text kann problemlos ausgewählt, kopiert oder ersetzt werden. Durch Klicken an eine Position (ohne Textauswahl) kann Text getippt, gelöscht oder eingefügt werden. Dies ist sowohl an unterstrichenen als auch an nicht unterstrichenen Stellen möglich. Die Unterstreichungen verschieben sich automatisch beim Hinzufügen oder Entfernen von Text.

!!! info Es gibt Einschränkungen: Es ist zu vermeiden, Textabschnitte zum Löschen (oder zum Überschreiben) auszuwählen, wenn diese Abschnitte eine Kombination aus nicht unterstrichenem und unterstrichenem Text enthalten. Die Positionen der zugrunde liegenden Codes/Annotationen/Case-Zuweisungen könnten sonst nicht mehr korrekt übereinstimmen. Falls eine Änderung die Positionen negativ beeinflusst hat, ist das Textbearbeitungsfenster über die Abbrechen-Schaltfläche zu verlassen.

Audio- und Videodateien

Video- (mov, mp4, wmv, ogg) und Audiodateien (wav, mp3, m4a) können importiert werden. Beim Laden einer Audio- oder Videodatei wird automatisch eine leere Textdatei für die Transkription erstellt. Diese Datei trägt denselben Namen wie die Audio-/Videodatei, jedoch mit der Endung .txt. Diese Transkription ist anfangs leer. Die Transkription kann selbst durchgeführt oder professionell erstellt und in diese Datei kopiert werden.

Audio- oder Videodateien können zur Ansicht geöffnet werden. Bei Videos öffnen sich zwei Fenster: eines für die Videowiedergabe und eines für die Steuerung und das Transkript.

Die transkribierte Textdatei wird in der Datenbank erstellt und gespeichert und kann als Textdatei exportiert werden. Die Datei ist bearbeitbar.

!!! warning Wichtiger Hinweis: Die Bearbeitungen erfolgen innerhalb der Datenbank. Eine ursprüngliche Textdatei wird NICHT geändert. Transkriptionen können nicht als externe Datei verknüpft werden.

Bei Vorliegen einer .srt-Datei (eine von VLC gelesene Untertiteldatei) kann diese zusammen mit dem Video im Projektordner im Video-Unterordner abgelegt werden. Bei der Wiedergabe des Videos wird der Text als Untertitel angezeigt. Zudem kann die .srt-Datei in einem Texteditor geöffnet und der Inhalt in die zugehörige Videotextdatei kopiert werden, sodass der Text als Transkription für das Video erscheint.

Bei installierter ffmpeg-Software wird eine Wellenform (Waveform) angezeigt. Besitzt die Audiodatei mehrere Audiospuren, wird für die Wellenform nur die erste Spur angezeigt.

Audio und Video transkribieren

Zur Transkription ist die Option „Dateien verwalten“ zu öffnen und anschließend die Audio- oder Videodatei anzuzeigen. Die Datei wird geladen und ein Textbereich für die Eingabe der Transkription erscheint.

QualCoder verfügt über keine automatisierte Audio-zu-Text-Funktion. Es können andere Dienste genutzt werden, wie zum Beispiel: Microsoft Word Transcribe, otter.ai, Vosk, audapolis, [noScribe] (ein Offline-Transkribierer für 99 Sprachen) oder SocioTranscribe.

Transkriptionen können Zeitstempel enthalten. Folgende Formate werden von QualCoder erkannt (SSS steht für Millisekunden):

[hh:mm:ss] , [mm:ss] , [hh.mm.ss] , [mm.ss] 

Die Klammern können [] oder {} sein. Diese Einstellung ist im Menü „Einstellungen“ anpassbar.

#hh:mm:ss.SSS# , hh:mm:ss,SSS --> hh:mm:ss,SSS

Videodateien können mehrere Audiospuren enthalten. Über ein Dropdown-Menü kann eine andere Audiospur gewählt werden.

Transkriptionen können Sprechernamen enthalten. Diese werden in folgendem Format eingeklammert: [name] oder {name} oder name:.

Die manuelle Transkription wird durch Tastenkombinationen unterstützt. Das Hinzufügen oder Bearbeiten von Text ist nur möglich, wenn der bestehende Text keine Codes oder Annotationen enthält.

Die Tastenkombinationen sind:

Ctrl R : 5 Sekunden zurückspulen

Alt R / Alt Minus (ab Version 3.3+) : 30 Sekunden zurückspulen

Alt F / Alt Plus (ab Version 3.3+) : 30 Sekunden vorspulen

Ctrl S oder Ctrl P : Audio/Video Start/Stop umschalten. Beim Starten wird automatisch 2 Sekunden zurückgespult.

Ctrl Shift > : Wiedergabegeschwindigkeit bis zu 2-fach erhöhen

Ctrl Shift < : Wiedergabegeschwindigkeit auf bis zu 0,1 verringern

Diese Steuerungen sind auch über die Symbole in der Symbolleiste verfügbar.

Ctrl T : Zeitstempel im Format [hh.mm.ss] einfügen

Ctrl + N : Sprechernamen hinzufügen (pausiert gleichzeitig Audio/Video)

Ctrl D : Einen oder mehrere Sprechernamen löschen

Ctrl 1 bis 8 : Sprechernamen im Format [name] einfügen

Transkriptionen mit Codes, Annotationen und/oder Case-Zuweisungen

Abschnitte in Textdateien oder transkribierten Audio-/Videodateien werden farbig unterstrichen: grün (Case zugewiesen), gelb (Annotation) oder rot (codiert). Text kann auch nach dem Codieren, Annotieren oder Zuweisen (vollständig oder teilweise) an einen Case bearbeitet werden.

Nicht unterstrichener Text kann problemlos ausgewählt, kopiert oder ersetzt werden. Durch Klicken an eine Position (ohne Textauswahl) kann Text getippt, gelöscht oder eingefügt werden. Dies ist sowohl an unterstrichenen als auch an nicht unterstrichenen Stellen möglich. Die Unterstreichungen verschieben sich automatisch beim Hinzufügen oder Entfernen von Text.

!!!! "Einschränkungen" Es gibt Einschränkungen: Es ist zu vermeiden, Textabschnitte zum Löschen (oder zum Überschreiben) auszuwählen, wenn diese Abschnitte eine Kombination aus nicht unterstrichenem und unterstrichenem Text enthalten. Die Positionen der zugrunde liegenden Codes/Annotationen/Case-Zuweisungen könnten sonst nicht mehr korrekt übereinstimmen. Falls eine Änderung die Positionen negativ beeinflusst hat, ist das Textbearbeitungsfenster über die Abbrechen-Schaltfläche zu verlassen.

Beispieldateien

Im Ordner „Examples“ befinden sich einige Beispieldateien. Diese können zum Testen des Imports verschiedener Dokumentformate und Bilder genutzt werden. Zudem gibt es Beispieldateien zum Testen des Imports von Case-Attributen und Umfragen.

Fehlerhafte Dateiverknüpfungen verwalten

Wenn ein Projekt extern verknüpfte Dateien enthält, können diese verschoben, umbenannt oder gelöscht worden sein.

Die Funktion „Fehlerhafte Verknüpfungen verwalten“ ermöglicht es, bestehende Verknüpfungen zu bearbeiten und durch eine neue zu ersetzen, indem die korrekte Datei und deren Speicherort gesucht werden. Fehlerhafte Verknüpfungen betreffen Bilder, Audio- und Videodateien. Texte sind nicht betroffen, es sei denn, das Originaldokument muss eingesehen werden. Dies liegt daran, dass der Plain Text, auf dem das Coding erfolgt, in die QualCoder-Datenbank importiert wird.

Die automatisierte Suche benötigt Zeit und durchsucht das Benutzerverzeichnis nach bis zu zwei passenden Dateinamen. Dies dient dazu, die Verknüpfung zu Dateien schneller zu finden, wenn die aktuelle Verknüpfung ins Leere führt.